【在職場,寫了Email卻得不到回信?有時候,對方其實在等你給他 #回信的理由】
對於經常要撰寫英文書信的職場人來說,無論是開發或者聯絡,你是否準確的表達,常常決定了對方是否要回覆,也決定了客戶是否認同你。
之前曾有一位負責幫公司申請國外專案資格認證的經理提問,他說一週前,他寫信給認證單位釐清某份文件是否也需要填寫,但對方遲遲沒有回覆,眼看申請認證的截止日期再過三天就要到了,到時認證要是沒拿到,公司就不能賣相關產品,造成公司財務損失...
像經理這樣有求於人,卻又等不到回覆的情境,你我都不陌生。為什麼對方不趕快回信呢?明明這些要求都很簡單啊,明明我們只是要知道一個數據、拿到一份報告、確認一個流程而已,手指頭在鍵盤敲個幾下,就可以回信了不是嗎?為什麼都過了一週,卻還沒有消息呢?
其實,我們在職場時常會收到一些「#無理要求」的email。這裡的無理並非無理取鬧,而是「#沒有理由(no reason)」,意思就是:有人會寫信請他提供數據、報告或幫忙處理一些事,但卻都沒解釋「為什麼」,看得他滿頭問號,覺得「我有義務做這些事嗎?」應該沒有很急吧?有時甚至遇到要求涉及機密,更讓他不知所措,乾脆統統不回,收件匣裡一堆信不知如何整理。
這邊舉一個容易被已讀不回的句子:
Could you please send me the latest figure by Jan 11?(可以請你在1月11之前寄給我報告嗎?)
文法正確,但字面上因為少了「為什麼」的解釋,無法令人感受到回信的「急迫性」!
這時只要善用 so that(如此一來),在句子後面補上應該要快點回覆的「理由」,例如,對方只要回信就能:解決什麼問題、達到什麼目的、完成什麼人的要求、趕上什麼時間點等,對收件者「明示」若不早點回信,可能會造成的影響是什麼。
比方說:Could you please send back the latest figure by Jan 11 so that we can finish the test by its deadline?(請在1月11日之前寄回報告,如此一來我們才能在截止日期前完成測試。)
看完 so that 之後的原因後,收件者就會「很清楚」知道若沒有即時回信是會有「代價」的,自然就會加速回信囉!
所以,想要加速對方回信,其實很簡單!就是:給對方一個理由,告訴他「為什麼」這些數據、報告、事情「應該」要馬上處理。
在英文聽說讀寫中,「寫Email」是唯一有機會「速成」的技巧!因為不用面對面即時回應,我們有充足的時間,可以利用平常蒐集的句型、結構、谷歌大神,還有其他各類工具來幫助我們。
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(失敗者回憶錄0806)
不可缺的篇章之二
1958年,麗儀分配到寶安縣觀瀾中學當老師。那時觀瀾是鄉下地方,交通不方便。香港去觀瀾,從出發到過境,再坐站站停的慢火車到「天堂圍」站,還要走6公里的山路,大約一個多小時,才遠遠看到觀瀾中學的校址,總共需時七八個鐘頭,辛苦一整天,才能和她見面。到1962年,通過寶安縣統戰部長馬志民的關係,麗儀被調到深圳中學,就方便多了,但路程仍然需要三個多小時。在觀瀾,我大約一個月去一次,到了深圳,我幾乎每個星期去一次。那時公司的同事都笑我去「做禮拜」。
麗儀在大學分配工作的志願中,填上靠近香港的寶安縣,相信黨組織已經在政治上放棄她了,只因為她出身好、表現單純,我在香港也算是左派外圍,所以中共就把麗儀歸類為可以「使用」之列。雖按她的志願分配,卻是寶安縣離香港最遠的鄉下,工作上只是讓她教知識課,沒有讓她做行政工作,甚而沒有讓她當班主任。在中共機構,政治上人分幾等,傳達文件、聽上級報告、可看的「機密」資料,都有等級區別。麗儀很快知道自己處較低一級。後來她以「超齡」為由被要求離開共青團。
在政治掛帥的社會環境中,麗儀不會有上升到管理層或調往大學深造的機會,因此她全部心血都放在教學上,學校要她教什麼,包括非專業的英文、數學甚至不在行的語文,她都自修、鑽研、傾力以赴,她口齒伶俐,語言生動,學生都喜歡她。在政治運動中,學校要求她帶學生到農村參加短期勞動,她也很負責去做,到了農村,她晚上給學生蓋被,替學生縫補破了的衣服。後來在文化大革命期間,中共號召學生向走資派當權派造反,學生在給老師的鋪天蓋地的大字報中,對梁麗儀的攻擊甚少,勉強的攻擊點是指她在農村中對學生的關懷,是「進行資產階級的反動母愛教育」。在只有「階級愛」「同志愛」的極左浪潮下,一切其他的愛包括動物世界都有的母愛,也變成是「資產階級」和「反動」了。
除做好本份的教師工作之外,麗儀在政治上不求進取,保持審慎距離。她不抗拒中共發動的政治運動,但不積極參與。文革開始,許多年輕老師都爭做「造反派」,麗儀就做當時被批評的「逍遙派」。
她極為珍愛跟我的關係,珍惜婚後的家庭,愛護女兒,是好母親。在觀瀾中學和後來在深圳中學,有好幾年的每年寒暑假,她都申請通行證來香港探親。按照中共的政策,合當批准她來港。實際上,當時申請通行證來港的人,大都不會再回去。麗儀從來沒有想過不回去。她認為「祖國」培養了她,她應該為「祖國」奉獻自己。我父親曾經在香港托人為她找到中學教席,但父親不了解,麗儀不是喜歡教書,她只是忠於自己的「愛國」信念。政治上受到一定歧視,她當然很清楚,但她覺得教好學生才最重要,而學生喜歡上她的課,她也知道。對工作,她有滿足感。每年回港兩次的情形,維持到1965年,期間只有約兩次受大陸政治局勢影響沒有批准她來港。1965年,是文革前夜的四清運動,接著文革,她再也沒有申請來港了,因為不會受理。
文革期間,學校基本停課,後來中央提出「復課鬧革命」,上的也是「革命課」,比如課堂講「革命文藝」。麗儀一直因為我這個「海外關係」而受歧視,但又抓不到她有什麼痛腳。直到1970年的「一打三反」運動,大禍終於臨頭了。
1965年之前,每年麗儀寒暑假回港,都是我們最快樂的時日。最奇怪的是,每當寒暑假將要結束,她即將返回大陸之前,她總會藉故向我發脾氣,往往要吵一架。我起先不明所以,後來想清楚,那是她臨離開前的心情極壞所致。我讓著她,使吵架降溫。現在,我是多麼懷念年輕時吵架的體驗啊!
1965年以後,她不能來香港,於是我幾乎每個週末去深圳。在文革的無理性左傾思潮衝擊下,我每次回去都心情忐忑,因為不知道「革命形勢」發展到怎樣地步,不知道麗儀和兩個女兒怎樣了,甚至不知道自己在回家的兩天會有什麼遭遇。但我仍然每週回去,因為總想知道她們的情況。直到1970年遇到重擊和傷痛。
隔離審查結束,她獲「解放」後,她仍然用專業知識繼續在「教育革命」的縫隙中,做好教育工作。但想來香港與我團聚的意向就很強了。
那些年,我一直沒有要求她回香港定居,用中共的術語,就是沒有拖她的後腿。她如此「根正苗紅」,如此單純和愛國,對奉獻「社會主義祖國」的信念曾經如此堅持,終於在沉重打擊後想要離開,原因已很清楚。
我沒有問過她,但她一定會想到:自己覺悟得太遲了。
我不是也這樣嗎?(46)
圖1,麗儀留下的小時候照片,大概十歲左右吧,那時我們還沒有認識。
圖2,觀瀾中學時代。
(《失敗者回憶錄》在網絡媒體「matters」從頭開始連載,網址:https://matters.news/@yeeleematter)
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蔡英文說:不要懷疑政府改革台鐵的決心。我們當然不懷疑,早就知道不會存在的東西,有什麼好懷疑的呢?
「清晨,又到週五。從交通部網站下載了《臺鐵 408 次列車和仁至崇德間東正線出軌事故行政調查報告》來讀,心情如窗外風雨。
報告封面寫著110年5月,檔案名稱卻是20210718 ——顯然這是一份事發後很快寫就,卻拖了兩個月才上網公告的報告。據媒體報導,還是因為在野黨要求才公布。
而這一拖,甚至拖過罹難者的百日。
#
34頁的「調查」報告分成五大面向,共整理出16項「疏失/疏漏」。五大面向分別是「施工計畫與各項文件審核與核定、主辦單位工程督導、工地人員管理、工地人員安全訓練、工地防護」。
16項「疏失/疏漏」中,有14句主詞是「花蓮工務段」,其中有11項主詞包含「專案管理單位」,6項包含「監造單位」。
剩下兩行的主詞才是「台鐵局」。
報告中談到交通部的疏失,是零。
#
該報告公布隔日,紐約時報刊出本案的調查報導 This Train Crash Killed 49 People. It Didn’t Have to Happen.
紐時訪談了官員、鐵路員工、承包商和安全專家,在提到包商李義祥的過失責任外,直指問題根源在「台鐵的系統性失誤」。
該文也特別引述,運安會對2018年普悠瑪事件的調查報告,並指出「台鐵並沒有徹底落實它所承諾的改進工作」。
#
再隔一天,Dcard 刊出「台鐵帶走我姊姊,現在台鐵要擊倒我們」一文,作者痛陳:台鐵提供的和解書內容,全盤否認自己對太魯閣事件的責任。
「有長眼都看的出來,今天就是你家發的工程,你家的車,你家賣的票,怎麼可能台鐵沒責任呢?」
該文提到,交通部5月21日就完成行政調查,但卻拖了58天,等許多家屬簽了和解書後,才把「這個寫滿了它過錯的報告...放出來」。
這份報告的遲到,在家屬眼中,是逃避卸責。但這份遲到的報告,在我眼中,甚至還沒能完整勾勒這起悲劇的行政責任。
#
那篇Dcard 文也貼出幾張對話截圖。圖中死者妹妹向台鐵提醒,官網「工作紀要沒有更新...也沒有看到安全改革內容」。
對話中台鐵代表很禮貌地表示,會把意見提交到「關懷小組」的工作會議檢討回覆。
交通部與台鐵沒搞清楚的是,家屬要的不只是「關懷」,而是「改革」的決心與行動。摯愛犧牲的痛,只有在能替其他人換來更安全的路時,才能稍感慰藉。
遺憾的是,不管是從報告的姍姍來遲,或咎責層級的侷限,我看到的都只有交通部的「閃躲」。
這種閃躲,無法讓我看見安全提升的盼望。」
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令到你賺取更多優惠啦,呢個唔係廣告
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快啲睇下今日嘅政府派10000, 銀行大優惠, Are u ready?
首先去睇下申請資格先啦,
1. 於2021年3月31日或之前年滿18歲
2. 香港永久性居民
3. 持有於2003年6月23日或以後簽發的香港永久性居民智能身份證,或由人事登記處處長根據《人事登記規例》(第177A章)發出的《豁免登記證明書》
至於登記日期呢, 市民可於6月21日父親節可透過電子銀行進行登記,
截止日期為明年12月31日,料最快可於7月8日收到錢。
領取款項方式有以下兩種方法:
1. 透過銀行戶口轉帳
2. 親身領取支票
現時最少已有21間銀行,宣布推出優惠活動,
包括抽獎、現金回贈、定期利息、向有需要家庭捐食品包等,
以吸引客戶透過該行登記領取政府一萬元。
21間銀行裏面, 銀行戶口轉帳登記方式有以下三種:
網上理財網頁
網上理財app
網站上登記
大家可以參考返呢個表格, 睇下邊間自己相熟嘅銀行最為方便快捷
因為21間銀行裏面, 並非所有銀行都提供全部登記途徑。
至於電子登記方面, 就有以下兩種:
1網上理財服務
透過網上理財服務網站或流動應用程式,登記時輸入聯絡電話號碼及選擇收款的帳戶。
2透過銀行網站登記
若未有設立網上理財服務,可在銀行網站進行登記。輸入身份證號碼的首四個字母或數字、聯絡電話號碼及收款帳戶號碼, 咁就得㗎喇。
而書面登記方便,請參考下面五點:
1. 政府官方網站下載申請表格,或在參與銀行分行、各郵政局、民政事務總署各區諮詢服務中心、社會福利署各區福利辦事處,及房委會轄下公共屋邨辦事處和客戶服務中心領取表格
2. 登記時要填寫中英文姓名、身份證號碼、聯絡電話號碼、收款銀行名稱、收款帳戶號碼
3. 可郵寄至郵政總局郵政信箱182020號,信封上需要填上收款銀行名稱,在本地寄出毋須郵費。市民亦可投到指定銀行分行的收集箱。
4. 計劃開始登記的首六個星期,選擇以書面表格登記的合資格人士, 須按出生年份組別分批登記。
5. 不接受以傳真或掃描登記表格後以電郵方式遞交的表格
書面登記分3階段進行:
現金發放計劃於6月21日(周日)父親節開始接受登記,屆時參與銀行旗下分行及郵局均會在周日開門營業,讓市民領取及交回表格。
書面登記將分3階段進行、每批隔兩星期進行,首批(即1955年或之前出生人士)可於6月21日起開始遞交表格,預料最快7月20日收到款項。市民可透過指定的個人銀行戶口收取款項;或選擇向香港郵政遞交書面登記表格,領取抬頭支票。
但係書面登記有兩大伏位, 大家一定要諗清楚先至好決定呀:
1支票逾期未兌現或作廢
登記人於香港郵政領取的支票有效期為發出當日起計的六個月內,如領取者未在支票有效期內兌現或將其存入銀行,將被視為放棄按現金發放計劃領取款項的權利。
2誤投收集箱或延遲收錢
書面登記人需按照申請途徑(銀行、香港郵政),將表格投入正確之收集箱。如出現誤投情況(如信封面寫A銀行卻投入B銀行收集箱,或原本希望透過香港郵政收取款項卻投入銀行收集箱),當局會協助將表格轉交正確機構或部門處理,但係當中可能造成延誤,推遲登記人收錢時間。
如果你唔係用銀行轉數嘅話, 喺你領取「抬頭支票」登記方式:
登記人經登記後,必須親身到指定郵政局領取支票,並出示身份證及香港郵政發出的領取支票通知。登記人可親身到本港任何一間指定的中國銀行(香港)分行,向職員出示身份證及兌現支票;或到任何一間本地銀行,把支票存入其銀行帳戶。
至於領取時間:
透過電子方式登記:
在開始登記的首10天、即2020年6月21日至6月30日,進行的電子登記,款項會同時於7月8日左右陸續存入登記人指定的銀行帳戶。而於7月1日起登記的合資格人士,會在登記約1星期後收到款項。
好明顯透過電子方法登記嘅程序係非常之快捷簡便。
另外透過書面方式登記:
於計劃開始登記的首6個星期,款項會按登記人出生年份組別發放。8月1日後遞交登記的合資格人士,則會於登記後約2星期收到款項或支票領取通知。
至於有特別需要人士的安排:
1. 社會福利署會向其合法監護人或受委人發信,以確認代為登記及領取款項。
2. 他們可簽署該信件,並寄回香港郵政總局郵政信箱180000號
不屬於以上兩個類別的無精神行為能力人士
1. 由其親屬以代理人身份代為登記及領取款項。
2. 代理人須親臨「現金發放計劃秘書處」 辦理登記手續,並提交所需要的文件核實。
海外居民登記方法有以下幾項可以注意下:
1.合資格人士。
2.如有本地個人名義的銀行戶口, 但冇網上理財服務,可登入銀行網頁了解是否有電子登記方式。
3.填寫所需資料後提交申請, 亦可下載表格郵寄回港已作申請.
以下就係 15間銀行優惠:
我會重點講一下非常好嘅銀行優惠畀大家分享
花旗銀行, 喺8月31號前, 透過citibank網上理財登記政府款項, 可獲取68蚊現金獎賞, 並且自動參加大抽獎, 贏取十萬蚊現金(名額一位)
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渣打客戶凡於8月15日之前登記計劃, 成功收取款項後有機會贏取額外嘅一萬蚊現金獎
新舊客戶凡於工商亞洲手機銀行或者網上銀行登記領取一萬蚊, 即可獲取50蚊現金, 如果成功推薦朋友一齊開戶, 則可額外得到50蚊禮券或者可以參與抽獎活動, 獎品包括一萬蚊現金回贈
大新銀行, 手一千明電子登記客戶全部可獲二十蚊現金獎, 另外登記人亦會自動參與終極大抽獎, 有機會贏得額外一萬蚊現金, 名額五個
滙豐銀行表示,個人客戶透過滙豐申請政府現金派發計劃,可享港元儲蓄優惠年利率及有機會獲取豐富獎品。在2020年8月31日或之前透過滙豐登記,並在2020年9月17日或之前成功領取派發現金的客戶,即可享有1個月10%港元儲蓄優惠年利率,本金上限港幣 1 萬元。客戶需要在優惠期內完成最少一項指定的數碼程序或交易。
此外,於推廣期內登記的合資格客戶亦有機會獲得1萬元獎金(30個名額)、 蘋果iPhone SE 128GB智能電話(60個名額)及蘋果iPad Air 256GB平板電腦(20個名額)。
客戶成功透過滙豐香港流動理財或個人網上理財登記,可享4次抽獎機會,若經滙豐分行遞交登記表格或於滙豐網頁申請則可享1次抽奬機會。
滙豐3部流動銀行會額外提供服務接收申請表格。
計劃由2020年6月21日開始接受登記,截至 2021年12月31日止。合資格申請的滙豐客戶,可透過流動理財、個人網上理財登記,同時可在滙豐網頁 www.hsbc.com.hk(毋須登入帳戶)或親臨其中一家指定分行遞交表格。
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