[英文簡報學習]
微軟的簡報竟然做得比蘋果好? 我們是活在平行宇宙嗎?
上禮拜Presentality吐槽 Apple 的簡報功力弱掉,有點不忍 (We love Apple!)。萬萬沒想到,緊接著就是死對頭微軟的 Windows 11 發表會,結果...發表的簡報跟說故事表現,不但比蘋果好,而且還是好很多!
推薦大家點進去看看,因為真的可以從他們的 presentation,學到很多寶貴的心法跟技巧。
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他們講的,比蘋果之前 WWDC 的 iOS 發表,好太多了。
我們上一篇提到,蘋果基本上已經忘記賈伯斯時代的兩個說故事基本功。
這兩個基本功,微軟卻都做到了。
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📌 快速回顧一下,第一個基本功是 framing:在提供觀眾訊息之前,先給他們一個 frame,
告訴他們應該要怎麼看這些訊息:
•「我們今天要介紹50個超級厲害的新功能」是沒有 framing 的雜亂資訊
•「我們重新設計,都是為了在疫情下,維持 community」就是 framing
一個 frame 如果選的夠好,甚至可以改變大家看世界的方式!
第二個基本功,是 show, don't tell:在給他們一個 frame 之後,剩下的就「秀」給他們看,讓他們自己去體驗,而不是跟他們說一大堆事情,讓他們用理性去理解。
微軟這次,是怎麼做到這兩點的?我們地下來看。
但那之前,這裡是他們發表會的影片,可以自己去看看:
The 2021 Microsoft Windows Event: https://youtu.be/q5egaM2hibs
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📌 前四分多鐘,整個就是一個 FRAMING!
第一個注意到的,就是他們開場非常的簡單,沒有什麼花俏的動畫特效,就是講者,站在一個看起來非常溫暖的家裡(晚一點就會知道為什麼了),陽光從很大的落地窗外照進來:
沒幾秒的開場歡迎大家後,他就說
A big part about defining the future, is always about understanding the past.
當有人這樣說的時候,注意咯!他們很可能是要開始做 framing 了,因為在他們告訴我們如何看未來之前,他們先回去,帶我們重新詮釋過去。
那微軟怎麼詮釋過去呢?他提起好幾個,畢竟 Windows 已經存在 35 年了,但關鍵的一句:
It's been home to billions.
沒錯,Home。這就解釋了他講話的場景:一個溫暖的家。
我們怎麼知道這是關鍵呢?因為他接下來花了足足一分多鐘,講「家」這件事,甚至秀出他自己成長時的家:
所以「家」就變成一個可能的 frame,帶我們來看,我們跟 Windows 系統的關係。他們怎麼把「家」這個概念,帶回到 Windows 上呢?
Like this:
It's a place you can always find your way back. It's a space where we always know our way around. That's inspiring to me, and that's what Windows should feel like.
It should feel familiar. It should feel secure. It should feel open, connected. Especially right now. Especially in these times of change.
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📌 這邊也有另一個很值得 highlight 的地方。
蘋果會超越微軟跟其他競爭對手的關鍵之一,就是他們了解到,電腦跟軟體並不只是一堆冷冰冰的盒子、螢幕、跟功能。這些產品如果設計的好,故事講的到我們心坎裡,他們跟我們的「情緒共鳴」是可以非常強大的。
微軟很顯然有理解到這一點,因為他們這次發表會的開頭四分鐘,一個功能都沒有提到。完全,100%,就是「感性」的訴求。
所以才會提到家、回憶、也會說這樣的話:
It must be personal. And most importantly, it must feel emotional.
This is what inspired us to build the Windows of tomorrow - to build you a place, a space that feels familiar, where you can create, learn, play, produce, and maybe most importantly, connect, in all new ways.
說到這裡,他就要開始介紹 Windows 11 了對不對?
沒有。他們二話不說,直接放影片:
https://www.youtube.com/watch?v=Uh9643c2P6k
還記得第二個基本功嗎?
★★★★★★★★★★★★
📌 Show don't tell. 微軟在 frame 整個發表會之後,直接秀這個新的「家」給我們看影片的結尾,給大家什麼訊息?Yep:
他們彷彿在問我們「你們願意把 Windows 當作自己未來十年的家嗎?」
老實說,身為一位用了蘋果產品20年的人,我會說:Maybe!
他們在說這些,秀這些之後,就幫自己爭取到一點時間,開始多說一點功能,還有他們在設
計上做的用心。但一個很奇怪的地方,是他們講這些的場景:
有點突然不想一個溫暖的家了,對不對?
有點像是一個非常不 personal,冷冰冰的建築,甚至可能是電影裡面獨裁者會喜歡的那種:
(Bladerunner 2049 裡面壞蛋大老闆的辦公室)
把「家」的 framing 延伸到他們的功能上!
他們在進入功能之後,當然就變的跟其他的公司比較類似,都是在介紹這個功能、那個功能的,但有一個地方蠻好玩的。
就是他們介紹 "desktops" 的時候:
Each desktop can display a different set of apps, so that you can make separate rooms for different parts of your life.
因為他們把 Windows 說成是「家」,所以 desktops 就變成不同的「房間」。然後每個房間拿來做不同的事情,也有自己的設計。這樣,功能就不只是功能而已咯!你還可以把它看成你這個「數位的家」裡面,不同的空間,進去之後,你心情也會不一樣(公司的話,心情就是鬱悶對不對 lol)。
我怎麼也想不到,居然有一天,會看到微軟的發表會做的比蘋果的還好,而且還是用 Steve Jobs 曾經用過的技巧!
★★★★★★★★★★★★
需要完整分析請追蹤Presentality!
Learn to present with a professional mentality!
同時也有1部Youtube影片,追蹤數超過24萬的網紅啟點文化,也在其Youtube影片中提到,對談重點: 一、沒辦法接住老闆的讚美,是因為心中有「恐懼」? 二、太害怕老闆的讚美,原因有二個? 三、真心收下老闆讚美的三個關鍵? #如何說進老闆的心坎裡#職場上的應對進退#向上溝通的三個實用技巧#老闆喜歡你這樣說話#揭開職場密訣 【線上課程】《內容為王》~文案・腳本・訪談製作實戰秘笈 課程連結:...
如何說進老闆的心坎裡 在 Facebook 的精選貼文
《#20道資料視覺化難題全解析》部落格文末抽書 2 本
你有沒有遇過一種情況,主管嫌你的簡報太複雜,看不懂你要表達什麼?你有沒有看過同事拿著同一份資料做簡報,但是做出來就是比你的清楚易懂?為什麼別人的簡報都一目瞭然,自己的簡報卻總是被退件?原因就在於,你沒有掌握「#資料視覺化」的技巧。
部落格圖文版 https://readingoutpost.com/data-visual-20/
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【我為什麼推薦這本書?】
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劉奕酉 老師一直是我非常欣賞的資料視覺化達人,他擅長將書摘精華、商務資訊轉換成好懂的「全息圖」,也是一個高效能和高產出的作者。他的前一本書《高產出的本事》曾帶給我莫大的啟發,而這次他以資料視覺化為題,推出的第三本書,讓我更加引頸期盼。
曾經,我以為自己讀過最棒的「資料視覺化」書籍,是Google前人力分析總監柯爾・娜菲克(Cole Knaflic)寫的《Google必修的圖表簡報術》。她曾經在書中講過:「即使全世界的資料就在我們的指尖,也不會讓溝通變得更容易;有時候,反而變得更難了。」資料氾濫的現在,「爛簡報」反而更加常見了。
從那本書之後,我改變了自己製作簡報的觀念,自此以為資料視覺化的頂點就是這樣了。直到我讀到了這本劉奕酉老師寫的《20道資料視覺化難題全解析》,又刷新了一次我對資料視覺化的認識,讓我知道這個領域永遠都有進步空間。所以我毫不猶豫地答應了出版社,掛名推薦這本好書。
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【這本書在說什麼?】
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劉奕酉老師在這本書裡,傾囊傳授他在高科技業擔任高階主管幕僚的簡報經驗,以及他成為自雇者後在各大企業培訓簡報能力的精華淬鍊。任何「資料」在被觀眾吸收之前,都只是一團混亂的雜訊,唯有懂得抓到重點、透過「視覺化」呈現出來的人,才能夠將訊息埋入對方的心裡。
我們一般在職場中,總會面臨要整理資料、製作簡報的時候,如果你沒有掌握資料視覺化的訣竅,只會把原始資料整理成冷冰冰的表格、五顏六色的柱狀圖,那麼你注定得不到能見度,也無法展現出自己在專業上的見解。作者透過這本書教我們「讓數據說話」的技巧,把龐雜的資訊,用一張圖表清楚表達、直抵人心。
這本書不只是資料視覺化的「觀念教學」和「案例解析」,更包含了簡報製作的「操作技巧」,以及眾多提升製作效率的「網路資源」。這是一本兼具理論和實戰的工具書。底下簡單介紹一下本書的架構,以及我學到的一些新東西。
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【視覺化的觀念教學】
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我很喜歡的第一個觀念是「不怕留白,你該學會的減法設計」,這個章節提醒了我「少即是多」的重要性。直到現在,我仍然常常犯了把許多資料擠在一起的錯,總是想要把簡報講得完整,卻忘了複雜的圖像會造成觀眾的認知負擔,反而阻礙了吸收。這裡的關鍵是要記得:「拿掉這些元素,會不會影響想要傳達的主要訊息?」
另一個實用的觀念是從英國脫歐的簡報拆解,學到的「化繁為簡的金字塔結構」。作者示範了如何拆解一篇生硬的文章,利用「拆文成段、拆段成條」的小技巧,把滿滿的文字簡化成清楚的脈絡。然後再依據簡報聽眾的程度和職級,使用不同的視覺化方式,示範了「同樣的景色,不同高度的人看到的細節與重點也不同」。
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【視覺化的案例解析】
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作者在書中引用了許多實戰案例來示範,說明怎麼從「資料」中整理成「資訊」,在從資訊裡挖掘出「洞見」,各式各樣的案例用法總是讓我驚嘆。例如其中一段「消費者購物態度問卷調查」,原本把兩個年度、各16項的調查結果攤在一張表格上,其實很難一眼看出有用的訊息。
接著,作者把資料整理成百分比和趨勢的表示方式,這時有用的資訊開始浮現出來。然後再善用斜線圖的方式,表示兩個年度的趨勢變化,並且將趨勢進行排序。最後,利用文字的顏色差異,凸顯出真正有價值的洞見,找出消費者最重視和相對不重視的項目。
看到這個案例,我們可以想想看,如果一個職員指懂得秀出第一張』原始資料表格」的簡報,另一個職員卻能整理出「資料視覺化」之後的簡報,哪一個能為公司能帶來更高的價值?
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【簡報製作的操作技巧】
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我時常追蹤作者的新文章,也喜歡看他整理的全息圖,發現許多讀者常常問他的問題是:「你的視覺化簡報是用什麼軟體做的?」他總是笑笑地說:Power Point。沒錯,就是這個大家最常用的工具,卻能做出令人印象深刻的視覺化簡報,就連全息圖也難不倒這個老牌的簡報軟體。
在這本書裡,作者不藏私地分享了好幾種 Power Point 的使用技巧,雖然我跟隨著作者的腳步許久,也算是滿熟練 Power Point 在視覺化的應用,但還是從書中學到不少新東西。例如有「聚光燈效果」的遮罩圖形,就可以用各種「合併功能」做出來。我之前一直用奇怪的方式做出遮罩,直到讀了這個章節才恍然大悟。原來我們熟悉的軟體,可以做出這麼出色的視覺化效果。
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【網路資源素材大公開】
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看了作者在網路上分享的全息圖、視覺化簡報,不免讓人好奇,他到底花多少時間做出這些精美作品?這些資源該去何處尋找?這一次,作者在這本書裡完整地分享出來。他把這些資源分類成:圖片素材、圖示素材、字型素材、去背軟體、視覺化圖表工具。
從他整理的分類和來源,我們也可以學著建立自己的素材庫,以利之後快速套用和重複使用。為了鼓勵大家可以去找原書來看,在這邊我就不揭露書中的資源,僅拋磚引玉我自己常用的項目。圖片素材:Unsplash。圖示素材:Flaticon。去背軟體:Remove.bg。值得注意的是,我們在使用這些素材時,也要注意授權方式和標註來源的問題,避免踩到版權的界線。
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【後記:視覺化已是必備技能】
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劉奕酉老師在書中強調,「資料視覺化的技能可以讓知識變得吸睛、易懂、好傳播」,人類就是偏好視覺的動物(老闆也是人……吧),懂得用視覺化的方式表達資訊,才能夠將訊息傳達到對方心坎裡。熟練這種技巧的人,在無形之中提高了自己在「外人」眼中的專業度,也會在不斷拆解、整理和製作視覺化資料的同時,提升自己「內在」本質上的專業度。
以我自己讀過的「資料視覺化」書籍當中,我推薦「必讀的兩本」就是《Google必修的圖表簡報術》和《20道資料視覺化難題全解析》。我建議先讀《Google必修的圖表簡報術》這本,書中比較強調範例的演進,以及基礎功的演練,對於新手很友善。接著再讀《20道資料視覺化難題全解析》,就會對書中進階的應用和觀念更加深刻,搭配書中多出來的操作技巧和網路資源,你就可以將前一本書的內容實際應用出來。
下一次,如果你又面臨了一份錯縱複雜的資料和表格,就可以從這兩本書中提取專家的智慧,利用化繁為簡的方式拆解資料,再透過視覺差異的表現方式凸顯重點,讓數據和圖表替自己說話。推薦資料視覺化這個「把資料變黃金」的技巧給你,希望你也能走出一條職場的黃金之道。
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感謝 新樂園出版 與你悅讀 邀約掛名、贈書抽獎
如何說進老闆的心坎裡 在 Eric's English Lounge Facebook 的最佳解答
因為一篇文章,受邀對兩位美國大使簡報
Presentality英文寫作分析:
前總統府英文演講撰稿人Andrew Yang在華府智庫工作時,因為寫了一篇文章,受邀對兩位大使演講。當時,他只是個22歲大學剛畢業的實習生。文章到底哪裡好?其實他那時也不太理解。
多年後的今天,他把文章的最初稿貼出來,分析他覺得為何會得到美國政策圈的專注:
★★★★★★★★★★★★
Dear Mr. Yang,
Your PacNet piece is the best thing I’ve read. Would you be interested in coming to New York to brief us on the topic?
★★★★★★★★★★★★
📌 這是我在華府戰略暨國際研究中心 (CSIS) 任職的時候,收到的一封 email。寄件人我早已經久仰大名,曾任美國駐中國大使。他跟另一位前大使正要前往中國,希望出發前邀請我到紐約跟他們簡報。
但我收到那封信,非常困惑。因為那時的我,才22歲。我剛大學畢業不久,在智庫也還只是個實習生。兩位德高望重的大使,為何會想要把我飛到紐約去跟他們簡報?
★★★★★★★★★★★★
他們 email 裡說是因為看到我寫的文章:“PacNet piece”。
那是我生平第一次寫政策分析評論,是某個週末心血來潮寫的。寫完之後發給我老闆 (也是一位知名的中國專家),他居然直接打我手機 (never happened before) 然後問:「這是你寫的?真的是你自己寫的?沒有其他人幫你?是你寫的?」
我跟他保證我沒有抄襲之後,他就把我的文做了一些修改,然後刊登到CSIS旗下太平洋論壇 (Pacific Forum) 的刊物 PacNet。隔週,華府的兩岸政策專家居然開始討論這篇文,然後文章又被其他國際媒體轉載。
然後我就接到這兩位大使的邀約。我一路都很困惑。
★★★★★★★★★★★★
📌 文章… 到底好在哪裡?
老實說… 我那時真的不知道。在文章刊登前,我就只是會議室角落的那個實習生,默默地聽那些地位崇高的專家演講。刊登後,聽到那些專家討論我寫的東西 (但不知道是角落的這個小孩寫的),我還是不知道到底戳到了什麼點。
後來我就遺忘了它。17年之後的今天 (哎呀,透露自己年紀了) 回去看,我才看出一點點頭緒。 有三個點,值得跟各位分享,希望對你的英文寫作有幫助。最重要的點,我放在最後,所以你也可以直接跳到後面看。
一點背景:這篇文章的主題是台灣跟美國政府的溝通。2004年寫的時候,陳水扁面臨選舉壓力,推公投,讓美國很不爽。台灣官方很多團來美國跟 CSIS 等智庫見面 (畢竟不能直接見美國政府),但溝通效果不佳。我這篇文章就是討論溝通為何沒有成果。
★★★★★★★★★★★★
📌 1. 寫的很假掰,有時也有用處
我回去看的第一個感想就是:我的媽呀,怎麼這麼假掰!?用一大堆很長的字跟句子,既班門弄斧,又超級難唸…
你看看這段:
Yet officials and experts from Taiwan have been unwilling to tread into the domestic political dimensions of the referendum, and instead steadfastly insist that it is necessitated by international conditions.
這是什麼鬼東西?
“tread into the domestic political dimensions of the referendum”? “Necessitated by international conditions”?
“Steadfastly insist”? 反正就是把一堆音節很多的字,串成很多很長的句子就對了。
所以,寫的不好對不對?其實也不一定。評估文筆的好壞,沒有一定的標準,就看你的讀者喜歡哪種口吻。
Is your writing good or bad? It’s your readers who decide.
那個時候的我,是一位22歲的實習生,面對的是美國政策圈的專家們,其中很多是研究所的教授,用字遣詞都很「知識份子」(不像我公司今天的客戶,都是只說接地氣白話文的創業家)。所以:
•我沒有寫 “low point”,而是寫 “nadir”
•不是寫 “toned down enough”,而是 “sufficiently moderated”
•不寫 “fits with”,而是 “accords with”
我看了都很想打我自己。可是… 就因為我的用字像一位政策分析 (或學術) 的人會寫的,才會讓對方覺得「這個是自己人」。反而是我的老闆會精神錯亂,因為這文筆跟他辦公室外面的那個小毛頭,反差太大。
所以有時候,用很複雜的專業字眼,是一種「建立可信度」的方式。反而在你變成你的領域的佼佼者之後,就可以大剌剌的用白話文,因為沒有人會質疑你的可信度。
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📌 2. 專業之餘,還是要玩點文字遊戲
專業歸專業,偶爾還是要來點文字遊戲,讓讀者「喔」一下,不然一直用 “policy speak” (政策的語言,無聊但是精準),沒人想要看下去。
這裡就是一段「文字遊戲」:
Taiwan believes that yelling is the only recourse when its hands are tied, and that the referendum is a rather loud amplifier.
我還記得當時這樣寫的目的,就是要給讀者畫面:把台灣想成一個人,雙手被綁住,就只能大叫,公投就被我比喻成擴音器。
下一段,我就繼續用「樂器」的比喻:
But the way Taiwan has been voicing its opinions is flawed, and repeatedly beating this broken old drum for weeks to American ears has clearly proved counterproductive.
我還記得一位同事看到這段的時候,抬頭對我說:「我還不知道你滿會寫的耶」。這就是我要看到的效果。*不過為何要從「擴音器」變成「鼓」?我也不知道。
總之,在你的文中撒一些好玩的效果,有助於讓讀者繼續看。
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📌 3. 但遠比文筆還重要的,是寫到人家心坎裡
即使我的文筆再好,它還是不是關鍵。畢竟華府每天有那麼多文章刊出,很多人文筆比我還要好,為何是我的這篇得到關注?
我現在回去分析,認為是我有「寫到美國人讀者的心坎裡」。
要了解這個點,必須回溯一下背景。我那時是實習生嘛 (不過文章刊登時突然被晉升為研究助理),工作就是安排大大小小的會議,其中很多是台灣的官員跟專家帶團來美國,幾乎都會來 CSIS 因為是主要智庫之一。
在一次次的會議中,我看台灣方很用力的解釋,但美方卻越來越不耐煩。然後下一個訪團光臨,也說同樣的話,然後美方就更不耐煩。我恍然大悟,看到問題在哪裡,才會「心血來潮」的寫了這篇文。
因為我每天都跟美方的政策專家混在一起,很自然的就用「他們的話」把事情寫出來,而且還把他們的情緒寫進去:
Most folks in Washington… believe that the referendum is first and foremost an election gambit.
…true allies do not undermine each other’s interests for immediate political gains. That Taipei fails to see this is mind boggling, and simply infuriates the Americans.
No more one-sided complaints about Beijing or its cozy relations with America in front of U.S. officials who still feel betrayed and want apologies.
很多屬於情緒的字眼對不對:mind boggling, infuriating, feel betrayed, want apologies, etc.
這些話,都是他們身處外交場合,擺在心裡但說不出來的話。突然有人如此直白的寫出來,也等於是為他們宣洩了一些情緒。
這提醒了我一件事:溝通時,把對方的情緒表達出來,有時比任何精闢理性的論點都要強大。
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📌 需要Andrew寫的政策分析評論和分析,請留言「I want to read the PacNet piece!」。
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圖片出處: https://careers.csis.org/
如何說進老闆的心坎裡 在 啟點文化 Youtube 的最佳解答
對談重點:
一、沒辦法接住老闆的讚美,是因為心中有「恐懼」?
二、太害怕老闆的讚美,原因有二個?
三、真心收下老闆讚美的三個關鍵?
#如何說進老闆的心坎裡#職場上的應對進退#向上溝通的三個實用技巧#老闆喜歡你這樣說話#揭開職場密訣
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